√ Arsip : Pengertian, Jenis, Prosedur dan Sistem Penyimpanan

Posted on

Arsip : Pengertian, Jenis, Prosedur dan Sistem Penyimpanan – Pada kesempatan kali ini Studi News akan membahas tentang Arsip. Yang mana dalam pembahasan kali ini menjelasakan pengertian arsip, jenis, sistem penyimpanan serta prosedurnya dengan secara singkat dan jelas. Untuk elbih jelasnya simak artikel tentang arsip berikut ini.

Arsip : Pengertian, Jenis, Prosedur dan Sistem Penyimpanan

Pengertian arsip adalah sesuatu catatan (warkat/Record) yang tertulis, tercetak dalam bentuk angka, gambar atau huruf dengan mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi pada sebuah kertas (formulir, kartu), kertas film (film strip, mikro film, slide), komputer (piringan, rekaman, disket, pita tape), kertas fotocopy atau lainnya.

Seiring berkembangnya kemajuan dalam peralatan informasi dan data yang telah sampai pada era-komputerisasi. Terlihat arsip dimasa kini terekap dalam kertas, kertas film (celluloid) dan media komputer semisal pita magnetik, disket, microchip atau lainnya.

Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971, pengertian arsip yaitu:

  1. Naskah-naskah yang dibuat kemudian diterima oleh lembaga dan badan pemerintah dalam bentuk apa pun, baik itu dalam keadaan tunggal atau berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
  2. Naskah-naskah yang dibuat lalu diterima oleh badan-badan Swasta atau juga perorangan, dalam bentuk apapun, baik itu dalam keadaan tunggal atau berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Jenis Arsip

Adapun merujuk dari segi pandang hukum dan undang-undang, terdapat 2 jenis arsip yaitu:

  • Arsip Otentik

Arsip otentik umumnya dibubuhi tanda tangan asli sebagai tanda sahnya isi arsip yang berkaitan. Biasanya jenis arsip otentik dapat digunakan sebgai bukti hukum yang sah dan legal.

  • Arsip Tidak Otentik
Baca Juga:  √ Pengertian Administrasi Negara, Ciri, Tujuan & Ruang Lingkupnya

Arsip tidak otentik dimana tidak diseratkan atau tidak dibubuhi tanda tangan asli dengan tinta. Pada jenis arsip tidak otentik dapat berupa fotocopy, film, mikrofilm, atau media lainnya.

Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan dalam menyimpan warkat agar arsip lebih mudah dikerjakan dan ditemukan pada saat disimpan dalam waktu yang cepat bila saat arsip dibutuhkan.

Dalam prinsip sistem ini berdasarkan pada kata tangkap atau caption dari arsip yang disimpan baik berbentuk angka maupun huruf yang telah disusun sesuai dengan urutan tertentu. Dasarnya ada 2 jenis urutan yaitu abjad dan angka.

Sistem menggunakan abjad yaitu sistem yang sering disebut dengan sistem abjad, sistem subjek dan sistem geografis. Sedangkan sistem angka yaitu sistem subjek numerik, sistem numerik, dan sistem kronologis.

Umumnya sistem penyimpanan yang digunakan yaitu penyimpanan abjad, selanjutnya sistem penyimpanan subjek dan sistem penyimpanan numerik serta geografis.

Arsip Pengertian Jenis Prosedur dan Sistem Penyimpanan

Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan arsip adalah langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan sebauh arsip. Ada 2 macam langka dalam penyimpan arsip yaitu:

  • File Pending atau Penyimpanan Sementara

file pending atau File tindak lanjut merupakan file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu arsip selesai dikerjakan. File ini berisi arsip yang diberi tanggal yang berlaku dalam waktu tiga bulan, dalam setiap file berisi 31 map tanggal yang didalamnya terdapat 31 map bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan selanjutnya dan 31 map bulan selanjutnya lagi.

Pergantian bulan akan ditunjukan dengan pergantian penunjuk bulan yang berjumlah 12, arsip yang ditunda sampai batas waktu tertentu seperti arsip yang dimasukan dalam map dibawah bulan dan tanggal yang diinginkan. Setelah selesai barulah arsip tersebut disimpan dalam file penyimpanan, umumnya file pending disimpan dalam lemari arsip yang digunakan.

  • File Permanen atau File Penyimpanan Tetap
Baca Juga:  √ Pengertian Kearifan Lokal, Ciri, Ruang Lingkup dan Contohnya

File permanen atau file penyimpanan tetap umumnya dilakukan pada kantor yang kurang memperhatikan prosedur dalam penyimpanan arsip. Hal ini mengakibatkan arsip atau file hilang pada prosedur permulaan dan bila sudah sampai di file penyimpanan maka kecepatan dalam menemukan file dokumen memegang peranan. Dalam kecepatan bergantung pada sistem yang digunakan, pekerha filing dan peralatan.

Demikian penjelasan tentang Arsip : Pengertian, Jenis, Prosedur dan Sistem Penyimpanan, semoga dapat bermanfaat dan menambah wawasan Anda.