Pengertian Surat Dinas, Ciri-Ciri, Fungsi dan Contohnya

Pengertian Surat Dinas, Ciri-Ciri, Fungsi dan Contohnya – Pada kesempatan ini Studi News akan membahas tentang Surat Dinas. Yang mana dalam pembahasan ini menjelaskan pengertian surat dinas, contoh dan fungsinya dengan secara singkat dan jelas. Untuk lebih detailnya silahakan simak uraian berikut ini.

Pengertian Surat Dinas, Ciri-Ciri, Fungsi dan Contohnya

Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Bisa didefinisikan bahwa surat dinas itu ialah surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga tertentu.

Surat dinas sendiri isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik dinas pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan saja, namun berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya berisi tentang penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.

Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lainnya, yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas di suatu instansi, maka surat itu merupakan surat resmi. Kenapa disebut dengan surat resmi? karena dalam penulisannya surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa resmi.

Kegunaan atau fungsi surat dinas

Berikut ini adalah fungsi dari surat dinas, antara lain:

• Sebagai pedoman dalam pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.
• Sebagai Alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
• Bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
• Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.

Ciri-ciri surat dinas

Berikut ini merupakan ciri-ciri dari surat dinas, antara lain:

• Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga.
• Terdapat nomer surat Serta lampiran.
• Diawali salam pembuka diakhiri salam penutup.
• Menggunakan bahasa yang resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.
• Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.

Syarat untuk surat dinas

Dibawah ini adalah contoh persyaratan untuk membuat sebuah surat dinas, yakni:

• Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
• Isinya tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan.
• Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan serta mudah untuk dipahami pembaca.
• Harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.

Bagian surat dinas

Dalam penulisan surat dinas terdapat bagian yang harus diketahui sebelum menulisnya, bagian surat dinas yaitu sebagai berikut:

1. Kop Surat atau kepala surat

Kop surat atau kepala surat adalah bagian paling atas dari sebuah surat resmi, dan biasanya dipakai untuk membedakan surat formal dan surat non formal. Adapun kop surat terdiri dari logo, nama serta alamat instansi atau lembaga. Dimana nama mengacu pada induk organisasi, serta pada kop surat terdapat karakteristik atau ciri khas dari organisasi tersebut.

2. Tanggal surat

Pada penulisan tanggal surat terdiri dari nama, tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut.

3. Nomor

Untuk Nomor terdiri dari kode, atau nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan tahun dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran

Lampiran disini berisi jumlah lembaran tambahan yang akan dilampirkan, bisa berupa lembaran kertas lain atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran biasanaya diisi dengan tanda strip.

5. Perihal atau hal

Perihal adalah isi pokok dari surat dinas, seperti ditujukan kepada siapa atau untuk apa surat tersebut.

6. Alamat

Terdapat 2 (dua) macam dalam cara penulisan alamat pada surat dinas, ada untuk perorangan dan ada pula untuk instansi lain. Jika untuk surat rahasia kata “kepada” tak perlu dipakai karena sudah ditulis pada amplop.

Jika untuk surat dinas terbuka maka memakai “kepada” lalu langsung saja memakai nama instansinya. Akan tetapi jika ditujukan bagi orang banyak harus memakai kata “bapak”, “ibu” dan sebagainya dan kata “Yth” dan digunakan jika surat ditujukan kepada orang ataupun suatu jabatan.

7. Salam pembuka

Salam pembuka digunakan untuk menunjukan sopan santun maupun rasa hormat.

8. Isi surat

Isi dari surat haruslah disesuaikan dengan perihal.

9. Salam penutup

Salam penutup dipakai untuk menunjukan akhir dari isi surat.

10. Nama

Nama lengkap orang yang mengirim surat.

11. Tembusan

Tembusan disini dipakai jika surat tersebut memang membutuhkan tembusan. Maksud tembusan, yaitu pihak-pihak yang mendapatkan tebusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan.

12. Inisial

Ditempatkan dibagian kiri dibawah tembusan surat (jika memang ada). Inisial ini dipergunakan sebagai tanda pengenal, yang ditulis dengan cara disingkat antara nama pengonsep surat dan pengetik surat. Dapat pula menunjukan bahwa surat itu memang asli dibuat oleh orang tersebut. Pada bagian ini biasanya tidak dapat dibaca, yang dapat membacanya hanyalah orang yang dituju atau orang yang bersangkutan dengan si pembuat surat tersebut.

Contoh Surat Dinas

Berikut ini adalah contoh dari surat dinas:

 

No             : 002/SMAN 2 Demak/02/2019

Lampiran  : –

Perihal      : Undangan

Kepada Yth,

Orangtua/Wali Murid

Kelas XII SMA Negeri 2 Demak

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 2 Demak, khususnya kelas XIII. Maka melalui surat undangan ini selaku badan pendidikan sekolah, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik kelas IPA di luar sekolah.

Adapun acara tersebut akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal   : Senin, 1 Oktober 2019

Pukul               : 08.00 s.d. 13.00 WIB

Tempat            : Jakarta

Acara               : Penelitian Faksin 1A

Demikian surat pemberitahuan ini dapar kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah

SMAN 2 Demak

                                                                Mas Anta, S.Pd.

Demikianlah sekilas tentang Pengertian Surat Dinas, Ciri-Ciri, Fungsi dan Contohnya. Semoga dapat memberikan manfaat untuk Anda. Terimakasih.